CONDICIONES GENERALES PARTICIPACIÓN EXPO OCTUBRE 2023
Materia Prima Limitada
Apoquindo 6410, of. 605, Las Condes
CONDICIONES GENERALES PARTICIPACION EXPO OCTUBRE 2023
DATOS PRÁCTICOS
Información de Pagos:
Las transferencias deberán efectuarse a la cuenta corriente Nº 173-05114-06 del Banco de Chile, a nombre de Materia Prima Ltda., RUT 77.396.900-0, debiendo enviar el comprobante al correo electrónico hola@materiaprima.cl, indicando el nombre de fantasía del stand como comentario.
Fechas de Pago:
Las fechas y modalidades de pago acordadas en su contrato deberán ser cumplidas en tiempo y forma. El incumplimiento de sus compromisos implicará la pérdida del stand arrendado. Asimismo, Materiaprima estará autorizada para cobrar los intereses máximos que permite la Ley en caso de retrasos en los pagos.
DATOS GENERALES
Lugar de la Expo: METROPOLITAN CONVENTION CENTER, Avenida San Josemaría Escrivá de Balaguer 5600, Vitacura
Fecha: Desde jueves 12 al domingo 15 de octubre 2023
Horario de visita: jueves a sábado de 10:00 a 19:00 horas, y domingo de 10:30 a 18:30 horas.
ANTES DE LA EXPO
El medio oficial de comunicación entre Materiaprima y el expositor será el “Boletín Informativo”. Este será enviado a través de correo electrónico, indicando toda la información relevante que se deba conocer previo al inicio de la Expo, en el que se incluirá información tal como: horarios de montaje y desmontaje; horarios de funcionamiento; campañas publicitarias; pago de permiso municipal; normativas internas de cada Expo; y demás información que Materiaprima considere necesario comunicarle.
Una vez enviado el Boletín se considerará, para todos los efectos, que el expositor fue debidamente notificado y que recibió toda la información necesaria respecto a la organización del evento. Es por esto que solicitamos poner especial atención al momento de entregar la información sobre su correo electrónico y/o que nos informe de cualquier cambio del mismo. Esto es única y exclusiva responsabilidad del expositor.
Ficha del Expositor:
Cada expositor será responsable de completar el mail enviado “Ficha del Expositor”, en la que deberá especificar todos los requerimientos adicionales que pudiera necesitar para su stand para que Materiaprima pueda enviar un presupuesto de dichos servicios, el que una vez aceptado por el expositor se contemplarán en el montaje. Dentro de este punto se contempla, entre otros: mesones adicionales, sillas, punto eléctrico adicional, etc.
La información no contenida en esta ficha no se considerará necesaria al momento de montar el stand.
Esta ficha deberá ser completada dentro del plazo establecido por Materiaprima en el boletín informativo.
En caso de que usted no envíe su ficha en los plazos establecidos, Materiaprima asumirá, de pleno derecho, que el nombre impreso en la cenefa será la razón social de su empresa o nombre del expositor, según lo indicado en el campo razón social del contrato.
Ficha de Redes Sociales
Con la finalidad de promover, difundir y apoyar al expositor en la publicidad del evento, Materiaprima solicitará toda la información sobre talleres, promociones, productos a exhibir, etc., la cual será publicada en nuestras redes sociales según programación interna establecida.
En caso de que esta ficha no se complete, Materiaprima no realizará mención alguna del expositor en sus redes sociales ni página web.
El mero envío de la información señalada implica que Ud. autoriza a Materiaprima a hacer uso de ésta, de forma discreta en cuanto a tiempo y forma, en sus distintas redes sociales y/o página web, siempre haciendo mención al expositor en cuestión.
Trámites
Para participar en la Expo y poder realizar ventas o percibir pagos por clases y/o servicios prestados, el expositor deberá cumplir con los siguientes trámites obligatorios, todos los cuales son de su única y exclusiva responsabilidad:
Los requisitos particulares de posibles trámites en SII, tales como IVA presunto, se deben dirigir a la respectiva Dirección Regional del Servicio, por lo que se recomienda realizar el trámite con anticipación.
Materiaprima queda excluida de cualquier incumplimiento de requisitos y de la responsabilidad de la veracidad de la información declarada.
- Permiso Municipal: la Municipalidad de Vitacura, por ejercer una actividad lucrativa dentro de su municipio, realiza un cobro, el cual será informado oportunamente.
El pago se puede realizar vía:
- Transferencia bancaria: enviar comprobante indicando nombre de fantasía del stand como comentario al correo hola@materiaprima.cl
- Depósito por ventanilla: enviar copia del comprobante de depósito indicando nombre de fantasía del stand en asunto de correo a hola@materiaprima.cl
Las transferencias o depósitos deben efectuarse a la cuenta corriente Nº 173-05114-06 del Banco de Chile, a nombre de Materia Prima Ltda., RUT 77.396.900-0. El plazo para realizar este depósito es el día 01 de octubre.
Si el expositor no realiza la transferencia en el plazo estipulado, Materiaprima no lo considerará dentro del listado de pagos de permisos Municipales. Por lo mismo, el expositor será el único responsable de realizar el trámite ante la Municipalidad, quedando expuesto a multas y sanciones en caso de no realizarlo con la debida anticipación.
Si el expositor sólo realizara actividades de promoción y no de venta, éste no deberá pagar el permiso Municipal.
- En caso de que el expositor no haya iniciado actividades, deberá acercarse a la Dirección Regional del SII que le corresponda según domicilio para solicitar una tasación. Ésta le permitirá realizar el cálculo de “IVA PRESUNTO”, el cual le será cobrado al expositor, siendo de su exclusiva responsabilidad el pago de dicho monto. Efectuado este trámite, podrá realizar sus actividades sin necesidad de emitir boletas de ventas y servicios. En caso de que no cumpla con esta obligación, se expondrá a multas y otras sanciones que cursarán los organismos respectivos.
Los términos, montos y condiciones de este trámite son establecidos directamente por el SII, y pueden variar de acuerdo a la Dirección Regional que sea competente.
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Resolución Sanitaria: Si el expositor comercializa alimentos, debe acompañar, obligatoriamente, copia simple de la Resolución Sanitaria que lo autoriza a ejercer dicha actividad. Sin la presentación de este documento, no podrá comercializar alimentos en el evento.
Retracto:
Materiaprima ofrece voluntariamente al expositor la opción de retractarse de participar en la Expo, según las condiciones mencionadas a continuación:
Si la fecha de firma del contrato es anterior a 45 días corridos contados desde el día de montaje de la Expo, el expositor podrá desistir de su participación en ésta presentando a Materiaprima una carta certificada. En este caso, no se exigirá mencionar razón alguna de la causa del retracto; sólo exige el cumplimiento del plazo mencionado.
Si la fecha de firma del contrato es igual o menor a 45 días corridos a la fecha de montaje, el expositor NO tendrá derecho a retracto alguno.
¿Qué montos me devuelven en caso de que me retracte dentro del plazo establecido?
Materiaprima NO reembolsará en ningún caso el monto por concepto de reserva de stand (50% del monto bruto). Los demás compromisos de pagos le serán restituidos dentro de las cuatro semanas siguientes contadas desde la fecha de recepción de la carta certificada. En caso de que se haya cobrado algún cheque adicional a la reserva del stand, Materiaprima reembolsará el dinero, sin reajuste alguno, dentro del mismo plazo.
¿Qué pasa si, estando fuera de plazo de retracto, no puedo participar en la Expo?
Materiaprima intentará ofrecer su stand a otros clientes. Si no consigue vender el stand, el expositor deberá cancelar la totalidad de éste, según valor acordado por contrato. Como alternativa, el expositor tendrá la posibilidad de ofrecer su stand a un tercero que cumpla con los requisitos establecidos por Materiaprima, dando aviso de ello con al menos 20 días hábiles previos al montaje de la Expo. Si la situación se resolviera de esta forma, usted será codeudor solidario de esta tercera persona si ésta no cumple con los pagos acordados en tiempo y forma.
En caso de que el expositor decida retractarse fuera de los plazos establecidos, le será facturado el total del contrato, obligando implícitamente a éste a pagar según los montos y fechas de pago acordadas.
¿Quiénes pueden participar en mi stand?
El stand arrendado es para el uso exclusivo del expositor, por lo que no se podrá subarrendar, prestar o ceder de cualquier otra forma a terceros que no se encuentren autorizados expresamente por Materiaprima.
Dicha solicitud se podrá realizar vía correo electrónico y deberá ser enviada con al menos 15 días hábiles contados desde la fecha establecida para el montaje del evento.
Consideraciones especiales por situación COVID-19
En caso de que la autoridad sanitaria competente cambie las medidas sanitarias actuales, impidiendo la realización del evento, Materiaprima agendará una nueva fecha, para la que se mantendrán las condiciones de participación. Asimismo, esta causal no dará derecho para devolución del pago efectuado.
DURANTE LA EXPO
Identificación:
Todo expositor, deberá hacer uso permanente de la pulsera Expositor. El staff del evento tiene prohibición expresa de dejar ingresar a cualquier persona, ya sea expositor o colaborador de éste, tanto en horarios de apertura a público como horario de cierre del evento.
Montaje:
El expositor podrá ingresar el día miércoles 11 de octubre a partir de las 15:00 horas para comenzar con su montaje, y la hora de termino de esta actividad son las 22:00 horas.
En el transcurso del día del montaje, será de responsabilidad del expositor acercarse al stand de Materiaprima para retirar su permiso Municipal, en caso de que esta haya sido tramitada por nosotros.
Cualquier requerimiento adicional solicitado fuera del plazo establecido o durante el transcurso del evento tendrá un recargo del 100% sobre los valores indicados en los boletines informativos, monto que deberá ser pagado durante el evento y facturado en un plazo máximo de 5 días hábiles posteriores al desarrollo del evento.
Cabe recordar que los paneles no están hechos para soportar mucho peso, por lo que se solicita tener especial cuidado al momento de colgar o apoyar algún producto de peso o tamaño considerable. Es de responsabilidad única y exclusiva del expositor respetar dichos límites.
Le recordamos que está estrictamente prohibido pintar, clavar, pegar y perforar los paneles, mesas, sillas o cualquier elemento que delimite el espacio de cada stand. Todos los paneles, mesas o sillas que le hayan sido entregados y devueltos en mal estado, le serán facturados durante los 5 días hábiles posteriores al evento, teniendo un costo de:
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ITEM |
Valor NETO |
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Panel |
UF 5,00 |
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Mesa |
UF 3,00 |
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Silla |
UF 1,50 |
Si al recibir su stand y respectivo mobiliario cualesquiera de estos se encuentran en mal estado, comuníquese inmediatamente con personal de Materiaprima para dejar constancia y así evitar cualquier tipo de cobro posterior. No se aceptarán reclamos posteriores al día de montaje. El revisar el estado de estos artículos y dar aviso al personal correspondiente es de exclusiva responsabilidad del expositor.
En caso de que el expositor no pueda cumplir con la fecha y horario establecidos para el montaje del evento, deberá enviar un correo informando la situación. En caso contrario, su espacio podrá ser utilizado para otros fines, sin ulterior posibilidad de reclamo.
Todos sus objetos deberán instalarse, sin excepción, dentro del límite del espacio arrendado y durante el horario establecido.
DESPUÉS DE LA EXPO
Desmontaje:
El stand deberá estar desocupado a más tardar a las 23:00 horas del último día del evento, y ser devuelto en las mismas condiciones en que se recibió.
El dejar el stand sucio, conllevará al cobro de una multa de 3 UF facturada en un plazo máximo de 5 días hábiles posteriores a la fecha de término del evento.
El expositor es el único responsable de mantener la seguridad en el stand durante el montaje, desarrollo y desmontaje de la Expo. Materiaprima no estará obligada a mantener personal de apoyo en el recinto más allá de los horarios establecidos para ingreso/salida del expositor.
RESPONSABILIDADES Y ASPECTOS LEGALES
Tanto Ud. como Materiaprima se comprometen a cumplir con la totalidad de las obligaciones mencionadas en el contrato y en este instructivo, en especial con aquellas que dicen relación con el reglamento, exposición y forma y plazos de pago. El no cumplimiento de cualquiera de éstas dará derecho a Materiaprima a poner término unilateralmente al contrato, sin mencionar causa alguna, notificando a través de carta certificada el incumplimiento de alguna de las reglas y requisitos mencionados anteriormente. De igual forma, Materiaprima estará facultada para cobrar los montos pendientes de pago que indique el contrato a dicha fecha.
RESPONSABILIDADES DEL EXPOSITOR
- El expositor tendrá la obligación de cumplir y respetar los horarios establecidos por Materiaprima para el Evento: ingreso a partir de las 9:00 horas y mínimo 15 minutos antes de la apertura del evento, y el termino de la misma de jueves a sábado es a las 19 horas y el domingo a las 18:30 horas.
- Será de responsabilidad del Expositor enviar toda la información y documentación requerida por Materiaprima para el desarrollo del evento. El incumplimiento de ello, exime a Materiaprima de cualquier responsabilidad, multa o sanción recibida por esta causa.
- El Expositor será el único responsable de lo ocurrido en su stand, haciendo hincapié en lo relativo a:
- Acciones de terceros que presten servicios, colaboren o participen de una forma u otra en su stand.
- Daños a visitantes o a otros expositores provocados por el uso o instalación incorrecta de artefactos eléctricos, herramientas o cualquier otro elemento que eventualmente pueda causar algún daño a un tercero.
- Daños producidos a/en instalaciones del recinto donde se realiza la Expo.
- Cerciorarse de que los artefactos e instalaciones eléctricas que va a utilizar estén en perfectas condiciones y cumplan con las normativas y reglamentos vigentes.
- Si impartiera cursos para menores de edad, deberá contar con personal calificado para su cuidado. Los menores que se encuentren en el stand, estarán bajo la exclusiva responsabilidad del expositor.
- Si alguna persona, ya sea visitante, expositor o tercero, sufre algún tipo de daño en su stand, ya sea ocasionado por elementos de propiedad del expositor o de sus dependientes (tales como artefactos eléctricos, herramientas, etc.), deberá colaborar y costear cualquier tipo de desembolso que surja respecto de posibles acciones judiciales y/o administrativas en que incurran los afectados por los referidos daños.
- Las relaciones laborales, económicas y de cualquier otra índole entre los dependientes y/o visitantes de su stand y el expositor serán de su exclusiva responsabilidad, y eximen a Materiaprima de cualquier deber y/o responsabilidad que implique hacerse cargo de reclamos ocasionados por la situación.
- Materiaprima no se responsabilizará material o económicamente de daños o destrucción de elementos de su propiedad, ni por el daño que se produjera en su stand por acciones de sus empleados, colaboradores, dependientes, visitantes o cualquier tercero, cualesquiera fuese el motivo.
- Materiaprima quedará eximida de responsabilidad ante consecuencias ocasionadas por contingencias o eventos de fuerza mayor que se desarrollaren durante el montaje, desarrollo o desmontaje del evento. Esto incluye, pero no limita a: terremotos, temblores, temporales, incendios, inclemencias del tiempo u otros casos fortuitos que pudieran dificultar o hacer imposible el desarrollo normal del evento. Los casos anteriormente mencionados, no otorgarán al expositor ningún tipo de derecho en cuanto al incumplimiento de las obligaciones adquiridas en el contrato.
- Cualquier daño ocasionado por el expositor a las instalaciones del recinto ferial, deberán ser costeados por el expositor, incluyendo desembolsos que surjan debido a posibles acciones judiciales y/o administrativas que entablen los afectados por los referidos daños.
Artefactos eléctricos, herramientas y otros:
El expositor deberá declarar en la “Ficha de artefactos eléctricos” que todos los artículos eléctricos que utilizará en la Expo están en perfectas condiciones y que cumplen con todas las normativas de la SEC y cualquier otra entidad competente.
Los artefactos eléctricos que serán utilizados en la Expo deben tener como finalidad única y exclusiva la realización de talleres y no podrán ser utilizados para uso personal (calefactores, hervidores, focos adicionales, entre otros).
Personal eléctrico calificado estará constantemente verificando cumplimiento de esta norma, quedando dichos técnicos facultados a solicitar al expositor la remoción de ciertos artefactos e incluso pudiendo cortar la electricidad en su stand, en caso de que no se cumplan estrictamente los requerimientos antes mencionados. La única finalidad de esta normativa es velar por la seguridad del Expositor y de todos los visitantes.
Será de exclusiva responsabilidad del expositor que todas sus herramientas y cualquier otro objeto que se encuentre en su stand cumpla con las condiciones que permitan mantener la seguridad tanto de las personas del stand como de los demás expositores y visitantes.
Recuerde que cualquier consecuencia derivada del incumplimiento de estos requisitos es de única y exclusiva responsabilidad del expositor.
Lo anterior aplica a cualquier artefacto, eléctrico o no eléctrico, que el expositor mantenga en su stand.
Seguros:
La contratación de cualquier tipo de seguro es de responsabilidad del expositor.
Unidad, prohibición de cesión y cumplimiento de los derechos y obligaciones contractuales: El contrato y cada uno de los compromisos, derechos, obligaciones, términos y condiciones que en él se contengan, serán obligatorios y cederán en beneficio exclusivo de las partes concurrentes a dicho acto. Ni el mencionado contrato, así como tampoco cualquier derecho u obligación emanado y derivado del mismo, podrán ser cedidos directa o indirectamente por cualquiera de las partes sin el previo consentimiento otorgado en forma escrita por la otra. Igualmente, ninguno de los derechos u obligaciones que de él emanen, podrán ser objeto de derechos reales o personales en favor de terceros, sin el consentimiento previo y escrito de la otra parte. La infracción, en cualquier forma a esta cláusula, será causal suficiente para dar por terminado el contrato de manera inmediata.
El expositor no podrá transferir ni delegar a terceras empresas y/o personas naturales los derechos y obligaciones establecidas en el contrato, sin la conformidad expresa y escrita de Materiaprima, salvo que se trate de sociedades que pertenezcan al grupo económico o corporativo del expositor.
Además, el EXPOSITOR se ve obligado a velar para que sus dependientes den estricto cumplimiento a las obligaciones estipuladas en virtud de este contrato, sus anexos y reglamentos.
La infracción a esta obligación implicará el término del contrato, sin derecho a indemnización alguna y sin perjuicio de las demás acciones legales que procedan.
RESPONSABILIDADES DE MATERIAPRIMA
Materiaprima organizará el evento y se obliga a:
- Contar con personal calificado para velar por el buen desarrollo del evento de manera continua.
- Certificar que el centro de eventos en donde se lleve a cabo la Expo cuente con los permisos necesarios para operar.
- Promocionar el evento en todas sus plataformas digitales (página web y redes sociales).
- Estar en comunicación permanente con el expositor.
- Contar con servicio de alto parlante para anunciar y promocionar cursos o actividades especiales que Ud. vaya a realizar en su stand. Queda prohibido anunciar cualquier tipo de “venta especial”, “liquidación”, precios, u otros conceptos similares.
- Proveer de información y material gráfico del evento, para su promoción, tanto en plataforma web y redes sociales.
- Poner a disposición de todos los expositores un espacio para difundir información respecto a su nombre de fantasía, logos, cursos y talleres, siempre y cuando se cumplan los plazos y requerimientos de Materiaprima. Estos espacios incluyen página web y redes sociales.
- Estar disponible para responder y atender las dudas que los expositores tengan respecto del desarrollo del evento.
FOTOGRAFÍAS EN EL EVENTO
Materiaprima, antes y durante el evento, contará con equipos que grabarán y fotografiarán el evento, para fines publicitarios, de registro y/o de archivo.
El expositor acepta que su stand pueda ser grabado y/o fotografiado, además de publicado posteriormente en ediciones digitales, sitio web, redes sociales, videos promocionales o en cualquier otra plataforma que determine Materiaprima, no pudiendo reclamar posteriormente a los derechos sobre dicho contenido.
Ahora bien, Materiaprima se compromete a utilizar este material sólo y únicamente con el objetivo de promocionar, comunicar y/o difundir el evento “Expo Materiaprima”.
Asimismo, toda información, fotografías o datos que sean remitidos por el expositor y que digan relación con su participación en la Expo o en cursos y talleres que vaya a dictar en la misma, contienen expresamente la autorización para ser publicados en el sitio web, redes sociales, y/o videos promocionales de Materiaprima.
DERECHO DE AUTOR
La responsabilidad del derecho de autor y del registro de marca (en los registros o archivos correspondientes) de las imágenes o datos que se envíen a Materiaprima, es exclusiva del expositor, eximiendo a Materiaprima de cualquier responsabilidad.
En caso de que alguna acción legal se genere respecto a lo antes mencionado, el expositor será responsable económicamente del procedimiento judicial y/o arbitral, y las eventuales condenas que de él se deriven, liberando de cualquier responsabilidad, directa o indirecta, a Materiaprima.
MEDIACIÓN ANTE PROBLEMAS
Cualquier dificultad o problema que surja entre los contratantes respecto de la aplicación, interpretación, duración, validez o ejecución de este contrato, será sometida a arbitraje, conforme al Reglamento Procesal de Arbitraje del Centro de Arbitraje y Mediación de Santiago, vigente al momento de la mediación.
Las partes confieren poder especial irrevocable a la Cámara de Comercio de Santiago A.G., para que, a petición escrita de cualquiera de ellas, designe a un árbitro arbitrador en cuanto al procedimiento, y de derecho en cuanto al fallo, de entre los integrantes del cuerpo arbitral del Centro de Arbitraje y Mediación de Santiago.
En contra de las resoluciones del árbitro no procederá recurso alguno.
El árbitro queda especialmente facultado para resolver todo asunto relacionado con su competencia y/o jurisdicción.
USO DE DATOS PERSONALES
El expositor autoriza a Materiaprima, para que, en caso de simple retardo, mora o incumplimiento de las obligaciones contraídas, sus datos personales y la información de la entidad jurídica contratante, puedan ser ingresados, procesados, tratados y comunicados a terceros sin restricciones, en la base de datos o sistema de información comercial SIISA. Cabe considerar que esto incluye la publicación de documentos protestados, mal emitidos o con orden de no pago que hayan sido entregados a Materiaprima según lo convenido en el contrato y que no hayan sido pagados debidamente según lo pactado.